Vaka Çalışması · Perakende

Gürmen MATS: mağazalar arası transferi Excel'den SKU seviyesinde karar veren bir sisteme taşımak

Ramsey ve Kip mağazalarında satmayan ürünü, indirime girmeden önce satan mağazaya taşıyan Mağazalar Arası Transfer Sistemi. Alıcı ve göndericiyi cover ile option seviyesinde belirler, ihtiyacı satış hızından hesaplar, eşleştirmeyi SKU seviyesinde yapar. Blok, tekleme ve böl-parçala transfer türleri aynı altyapıda çalışır. SQL projesi olarak Gürmen'in sunucusunda duruyor, sonuçlar ERP'ye aktarılıyor.

SKU
Karar birimi: Cover
Alıcı / gönderici: 3
Transfer türü: SQL projesi
Teslim

Problem

Bir mağazada yeterli performans göstermeyen ürün, indirime girmeden önce, yani henüz karlıyken, satan bir mağazaya taşınabilirse satış hızlanır ve sezon sonu indirimi küçülür. Gürmen bunu Excel üzerinde kendi kurduğu bir sistemle yapıyordu: üç transfer türü, option bazında koşullar, SKU seviyesinde elle karar. Sistem işi görüyordu ama sürdürülebilir, ölçeklenebilir ya da parametrik değildi. Her hafta yeniden kurulan bir hesap tablosuydu.

Gürmen’le 2023 sonunda başlayan danışmanlığın ilk projesi MATS (Mağazalar Arası Transfer Sistemi) oldu. Süreç haritası ve merchandising yol haritası, Power BI raporlama ve CRM/e-ticaret projeleri aynı çerçevede tanımlandı; MATS başlangıç projesi seçildi.

Yaklaşım: adaylar option seviyesinde, karar SKU seviyesinde

Lumtify’ın algoritması Gürmen’inkinden daha yalın bir yapıyla ilerledi. Akış beş adımdan oluşuyor:

1. Kısıtlar. Depo stoğu yeterli olan, raf ömrü kısa olan, son dönemde transfer almış ya da göndermiş, stoğu eşiğin altında olan option × mağaza çiftleri baştan elenir. Kısıtların hangilerinin kullanılacağı ve eşikleri Gürmen’in kararı; kapsam dokümanında her kısıt için Gürmen’in geri bildirimi tek tek işlendi.

2. Cover ile alıcı ve gönderici. Gönderici ve alıcı mağazalar, kullanıcının girdiği cover değerlerinden belirlenir. Cover’ı seçtik, çünkü bütün kullanıcıların kolayca anladığı ve yönetebildiği bir ölçü; transfer tek parametreyle açılıp kısılabiliyor. Cover değiştirilerek transferin adedi de kalitesi de ayarlanıyor. Satış yapan beden sayısı, minimum satış adedi gibi ek parametreler özellikle alıcı belirlerken devrede.

3. İhtiyaç. Bir ürünün bir mağazaya gitmesi için alıcıda ihtiyaç olmalı, bu da bir tahmin gerektiriyor. Mağaza–SKU seviyesinde karmaşık modeller fayda getirmediği için tahmini son 7, 14, 28 ve 56 günün satışı, sezon başından bugüne satış, minimum tutulmak istenen asorti ve özel gün düzeltmesiyle kurduk.

4. SKU seviyesinde eşleştirme. Buraya kadar her şey option seviyesindeydi. Eşleştirme bedende yapılır: ne kadar stok şişeceği, pozitif ihtiyacın ne kadarının karşılanacağı, ihtiyacı karşılayan beden sayısı gibi eşikler kontrol edilir. Eşik değerleri transfer türüne göre değişir: blok transferde stok şişme oranı düşük, tekleme transferde yüksek tutulur.

5. Karar. Bir gönderici için birden fazla alıcı, bir alıcı için birden fazla gönderici eşleşebilir. Eşleşme kalitesini gösteren puanlar maksimize edilerek en iyi eşleşmeler seçilir; “bir mağaza kaç mağazaya gönderebilir” limiti burada belirleyici.

Üç transfer türü, iki modül

Genel transfer haftalık rutin: bir mağazadaki bir option’ın tamamını ya da derinlikli kısmını taşıyan blok mantığı, eşleşen mağazalar arasında tekleme ürünlerin de gitmesi ve derinlik azaltma. Uygulaması kolay, kırıklık kararını daha doğru veriyor ve etkisi çabuk görülüyor.

Beden bazlı transfer (böl parçala dağıt), bir option’ın bedenlere bölünüp birden fazla mağazaya, yeni kırıklık yaratmadan dağıtıldığı zor tür. Transfer gerçekleşme oranının yüksek olduğu durumlarda kullanılması önerilir. Gerçekleşme düşük olduğunda bölünmüş ürün yola çıkmazsa her iki mağazada da kırıklık büyür. Önce genel transfer devreye alındı; beden bazlı transfer paralelde geliştirilip 2025 sonbaharında altı test turundan geçti.

Mağaza kapanışı ve outlete transfer kapsam dışında bırakıldı; ileride eklenebilir.

Sistem

Gürmen’in ERP’si kendi geliştirmesi, verisi PostgreSQL’de. MATS için gereken veri Gürmen tarafından hazırlanıp Lumtify’a açıldı; algoritma Gürmen’in sanal sunucusunda SQL projesi olarak yazıldı ve teslim edildi: prosedürler, view’lar, tablolar. Herhangi bir anda çalıştırıldığında hangi mağazadan hangi mağazaya hangi üründen kaç adet gideceğini öneriyor; her çalışma hesaplamalarıyla birlikte tablolara yazılıyor. Parametre ekranları Lumtify’ın mockup ve tablo tasarımıyla Gürmen tarafından geliştirildi; entegrasyon ve ERP’ye aktarım Gürmen’de.

Sonuç ve devamı

MATS 2025’te canlıya alındı. Aralık 2025’teki yol haritası toplantısında “2025’te devreye alınan sistemler” arasında anıldı ve 2026 için merchandising planlama modüllerinin (ilk sevkiyat, replenishment, RPT, indirim optimizasyonu) ve dashboard’ların yol haritası çizildi. İlk adım olarak Ramsey ve Kip basic kategorileri için artikel–renk seviyesinde haftalık talep tahmini projesi tanımlandı: satış kaybı hesabı, özel gün feature’ları, pilot model, ardından mağaza stok ve prepack beden dağılımı optimizasyonu.

Modelin kurulumu

Amaç	Yön	Çatışma
Eşleşme kalitesi puanı	↑	Bir gönderici için birden fazla alıcı, bir alıcı için birden fazla gönderici olabilir; en iyi eşleşmeler seçilirken bir mağazanın kaç mağazaya gönderebileceği sınırı transfer adedini en çok etkileyen kısıttır
Alıcı mağazadaki karşılanan ihtiyaç	↑	İhtiyaç, satış hızından türetilen bir tahmindir; fazla karşılamak alıcıda stok şişirir

Kısıtlar

Depo stok kontrolü: depoda yeterli stok varsa option transfere konu olmaz; kırık depo stoğu istisna
Mağaza stok kontrolü: stoğu eşiğin altındaki option gönderici olamaz
Raf ömrü: option × mağaza için raf ömrü eşiğin altındaysa transfere girmez
Transfer alma / gönderme geçmişi: belirlenen dönemde transfer almış ya da göndermiş mağaza–option çiftleri kontrol edilir
Bir mağaza kaç mağazaya: operasyonel transfer limiti, mağaza tipi ya da mağaza bazında
Kapasite: gönderici ve alıcının stok üzerinden belirlenen yüzdeye kadar transferi; istenirse Z-skor
Minimum paket tutarı: mağazadan mağazaya giden paketin tutarı eşiğin altındaysa transfer yok
Stok şişme ve ihtiyaç karşılama eşikleri: transfer türüne göre farklı değerlerle

Tüm işlerimiz