Vaka Çalışması · Perakende

Defacto İK Analitiği: dashboard'lar, uyarılar ve Norm Kadro modeli

DSO'dan sonra Defacto'yla ikinci dönemde İnsan Kaynakları'nın analitik ekibine danışmanlık veriyoruz. Kapsamda turnover, demografi, akademi ve HRBP dashboard'ları, giriş-çıkış ve prim otomasyonları ve şirket içi asistana bağlı bir uyarı kurgusu var; merkezde Norm Kadro modeli duruyor. Aralık 2025'ten beri sürüyor.

2. dönem
Dönem: 4
Katman: 2026 planı
Yol haritası: Norm Kadro
Omurga

Bağlam

Defacto’yla ilk dört yılımız Data Science Office’in kuruluşu ve perakende analitiğiydi. 2025 sonunda ikinci bir dönem başladı: bu kez İnsan Kaynakları’nın kendi analitik ekibiyle. İK’nın elinde bordro, giriş-çıkış, akademi, anket ve çalışan ana verisi gibi zengin kaynaklar vardı; ama bunlar dönemsel sunumlarda yaşıyor, aksiyon alınacak kırılıma inilemiyor ve “mağazamda bu ay ne oluyor” sorusuna anında cevap veremiyordu.

DSO’da öğrendiğimiz sırayı izliyoruz: önce veriyi görünür kılmak, sonra uyarıya çevirmek, en son karar modeli kurmak. Her katman bir öncekinin üzerine kuruluyor.

Görünürlük: dashboard’lar

Turnover. İşe giriş ve çıkış hareketleri; gönüllü / gönülsüz ayrımı, kıdem dilimi, bölge, mağaza ve pozisyon kırılımı; dönem ve geçen yılla kıyas. Amaç, kaybın hangi rolde, hangi kıdemde ve hangi bölgede arttığını görüp sorunu aksiyon alınabilecek seviyeye indirmek.

Demografi. Kadronun yapısı: yaş, cinsiyet, kıdem, eğitim, pozisyon ve lokasyon dağılımı; zaman içindeki değişim. İşe alım ve yetenek yönetimi kararlarının zemini.

Akademi ve eğitim. Eğitim saatleri, katılım, tamamlama ve program bazında dağılım; yurt dışı panolarıyla birlikte. Bu panolar kurulduğu dönemin sorularına göre tasarlanmıştı; metrik tanımları, kırılımları ve düzeni departmanın bugünkü sorularına göre yeniden yapılandırılıyor.

Merkez HRBP. Mağaza tarafında yıllardır olan görünürlüğün merkez ofise taşınması: her HRBP’nin kendi portföyündeki bölümler için çalışan sayısı, kadro yapısı, giriş-çıkış, açık pozisyon ve devamsızlığı tek ekranda görmesi. Tamamlandı.

Tüm dashboard’lar aynı kaynaklardan besleniyor; bir turnover rakamı hangi panoda görünürse görünsün aynı tanımla hesaplanıyor. Bu tanımları (kadro nasıl sayılır, aktif çalışan kimdir, turnover hangi formülle ölçülür) yazılı hale getirmek, yol haritasındaki “global veri sözlüğü” işinin konusu.

Uyarı ve otomasyon

İkinci katman, birinin dashboard’u açmasını beklemeden çalışan işlerden oluşuyor. Bu katmanda üç iş var:

PDKS uyarı sistemi. Giriş-çıkış kayıtlarındaki eksik damga, eşleşmeyen vardiya, kural dışı fazla mesai ve izin uyumsuzluklarının otomatik tespiti ve sorumlusuna iletilmesi. Bordro hatalarının kaynağı çoğunlukla kayıt kalitesidir ve hata bordro kapandıktan sonra fark edilir; uyarı bunu öne çeker.
Çeyreklik prim otomasyonu. Performans verisine göre hesaplama, onay ve dağıtım zincirinin baştan sona otomatikleştirilmesi; çok sayıda manuel adım ve farklı kaynaktan veri toplama gerektiren bir süreç.
Asistan entegrasyonu. Üç kademeli kurgu: analitik sistemlerin ürettiği uyarıların şirket içi asistan üzerinden doğru kişiye iletilmesi; doğal dilde soru-cevap (mağaza müdürü “mağazamda bu ay devamsızlık ne durumda” diye yazıp cevap alabiliyor); role göre haftalık özet.

Bunların yanında yayında olan her pano, rapor ve otomasyonun bakımı planın kalıcı bir maddesi: veri kalitesi kontrolü, kaynak sistem değişikliklerinin takibi, kullanıcı taleplerinin karşılanması. Plana yazılmadığında bu iş yeni projelerin arasında kayboluyor.

Karar modeli: Norm Kadro

Üçüncü katmanın omurgası Norm Kadro: her mağaza × rol için olması gereken kadroyu ölçülen iş hacmine ve aynı segmentteki verimli emsale dayanarak hesaplayan, artır / azalt / koru kararı üreten model. Faz 1 sunuldu, Faz 2 sürüyor; devamı olarak yurt dışı mağazaları için ülke bazında kalibrasyon ve yeni mağazalar için cold-start kadro tahmini yol haritasında.

2026 yol haritası

Danışmanlığın bir parçası da İK analitiğinin yıllık planını ekiple birlikte kurmak: her proje etki, karmaşıklık, öncelik, entegrasyon ihtiyacı ve durumla; mevcut işler ve öneriler ayrı. 2026 planında öne çıkanlar:

Alan	İş	Durum
Global İK performansı	Ticaret verisi (ciro, brüt kar, dönüşüm, m² verimliliği, trafik) ile İK verisinin (kadro, saat, işgücü maliyeti, turnover, devamsızlık) tek ekranda	Yeni
Çalışan deneyimi	NPS ve takdir/geri bildirim platformu verilerinin panoya taşınması	Veri bekleniyor
Yurt dışı	Norm Kadro uyarlaması ve kadro–maliyet bütçe simülasyonu	Öneri
Yapay zeka	Çıkış mülakatı ve anket metinlerinin NLP ile konu başlıklarına ayrılması; yetenek ve performans yönetimi için GenAI destekleri	Öneri
Altyapı	Global veri sözlüğü; işe alım hunisi ve işe alım kalitesi panosu	Öneri
Ekip	İK’daki yapay zeka ekibine uygulama geliştirme eğitimi	Öneri

Her önerilen iş için “nerede kullanılacak, etkisi karlılık mı verimlilik mi” sorusu plana yazıldı; karar ekiple birlikte veriliyor.

Sonuç

İK verisi dönemsel sunumlardan çıkıp sürekli izlenen panolara, sorumlusuna giden uyarılara ve kadro kararını veriye dayandıran bir modele taşınıyor. Danışmanlık sürüyor; bu sayfa ilerledikçe güncellenecek.

Sistemin yapısı

Tüm işlerimiz